La presente informativa viene resa ai sensi dell’art. 13 d GDPR 679/2016 – “Regolamento europeo sulla protezione dei
dati personali” a coloro che si iscrivono al Corpo Nazionale Giovani Esploratori ed Esploratrici Italiani.
IDENTITÀ DEL TITOLARE
Il Titolare del trattamento dei dati personali è CNGEI SEZIONE SCOUT di REGGIO EMILIA APS con sede in Via Marzabotto, 1, 42122 Reggio Emilia (RE), CF 91081600354 nella persona del suo Presidente e legale rappresentante pro tempore. L’elenco dei Responsabili del trattamento, costantemente aggiornato, può essere richiesto anche inviando una comunicazione attraverso la casella di posta elettronica:
censimenti@scoutcngei.re.it.
I Responsabili del trattamento potranno a loro volta avvalersi del supporto di soggetti autorizzati appositamente nominati e istruiti.
I Responsabili Esterni hanno facoltà di ricorrere ad altri soggetti per l’esecuzione di specifiche attività di trattamento per conto del Titolare, su tali altri soggetti sono imposti gli stessi obblighi contenuti nel contratto con il Responsabile.
Il Corpo Nazionale Giovani Esploratori ed Esploratrici Italiani APS – CNGEI, cui la Sezione aderisce è nominato quale responsabile al trattamento, nella persona del legale rappresentante pro tempore, da parte della Sezione locale, e provvede a sua volta all’identificazione dei propri incaricati, appositamente nominati e istruiti.
TIPO E FONTE DEI DATI
I dati personali trattati sono quelli forniti dall’interessato in occasione della compilazione del modulo di iscrizione e quelli relativi all’interessato che potranno essere acquisiti in futuro nella gestione delle attività connesse all’iscrizione, anche rientranti nella categoria dei c.d. “dati relativi alla salute” ai sensi dell’art. 4 par. 15 del GDPR.
FINALITA’ DI TRATTAMENTO
I dati personali sono raccolti dalla Sezione Scout CNGEI SEZIONE SCOUT di REGGIO EMILIA APS trattati per:
1. conseguire gli scopi sociali previsti dallo statuto e dai regolamenti interni della Sezione Scout stessa e del CNGEI cui aderisce, nonché per le attività complementari alla gestione di questi scopi, quali ad esempio:
· l’acquisizione d’informazioni, necessarie all’attivazione o alla prosecuzione dei rapporti con l’associazione;
· l’adempimento degli obblighi previsti da leggi, regolamenti o normative comunitarie, nonché da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge o da organi di vigilanza e di controllo;
2. la gestione del materiale fotografico e/o video nel quale l’interessato risulti non riconoscibile o ripreso accidentalmente nel corso di eventi o manifestazioni organizzate dalla Sezione Scout o dal CNGEI in cui una o più persone siano riconoscibili, quando l’interessato riconoscibile non sia determinante all’economia della foto, per fini informativi e promozionali delle attività istituzionali della Sezione Scout o del CNGEI, attraverso l’inserimento delle stesse nel sito web della Sezione Scout o del CNGEI, sui social o in materiale di promozione cartaceo per finalità informative, promozionali e commerciali degli stessi, secondo i termini e i limiti stabiliti nella liberatoria in calce alla presente informativa;
3. previa manifestazione di idoneo, libero e specifico consenso, esprimibile in maniera facoltativa, da parte dell’interessato, per finalità quali:
a) la gestione del materiale fotografico e/o video nel quale l’interessato risulti ripreso anche accidentalmente nel corso di eventi o manifestazioni organizzate dalla Sezione Scout o dal CNGEI e la sua immagine sia portante nell’economia della foto o della ripresa per fini informativi e promozionali delle attività istituzionali della Sezione Scout o del CNGEI, attraverso l’inserimento delle stesse nel sito web della Sezione Scout o del CNGEI, sui social o in materiale di promozione cartaceo per finalità informative, promozionali e commerciali degli stessi, secondo i termini e i limiti stabiliti nella liberatoria in calce alla presente informativa;
b) l’invio di informazioni di carattere promozionale e commerciale, a mezzo posta o telefono e/o mediante comunicazioni elettroniche quali e-mail, fax, messaggi del tipo Sms o MMS o con altri sistemi automatizzati in futuro implementati, relative alla promozione delle attività della Sezione Scout o del CNGEI e a nuove offerte di prodotti o servizi complementari proposti anche attraverso il sito eshop.cngei.it.
4. previa manifestazione di idoneo, libero e specifico consenso, da rendersi obbligatoriamente da parte dell’interessato, per partecipare a specifici eventi organizzati dalla Sezione Scout o dal CNGEI, per finalità quali:
a) la comunicazione di dati relativi alla salute (ad esempio per tener conto di necessità particolari in tema di alimentazione) verso soggetti terzi, operanti nel settore ricettivo, individuati per fornire servizi complementari alla gestione delle finalità istituzionali per finalità di informazione e promozione commerciale di prodotti o servizi da parte degli stessi.
I dati dell’interessato saranno comunque sempre trattati per l’adempimento di obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria e per far valere o difendere un diritto del Titolare nelle sedi opportune.
BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
I dati personali sono lecitamente trattati da CNGEI SEZIONE SCOUT di REGGIO EMILIA APS in quanto necessari per l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso, piuttosto che sulla base dell’espressione del consenso da parte dell’interessato.
DESTINATARI DEI DATI
I dati personali non saranno diffusi, ovvero non ne verrà data conoscenza a soggetti indeterminati, in nessuna possibileforma, inclusa quella della loro messa a disposizione o semplice consultazione, con l’esclusione delle immagini alle condizioni evidenziate nel paragrafo delle finalità ed a seguito di espresso consenso da parte dell’interessato.
Possono invece venire a conoscenza dei dati esclusivamente soggetti autorizzati dalla scrivente.
In tutti i casi, tali soggetti tratteranno i dati conformemente alle istruzioni ricevute dal Titolare, nell’ambito delle funzioni cui sono adibiti ed esclusivamente per il conseguimento delle specifiche finalità indicate nella presente informativa.
I dati raccolti potranno essere comunicati ad uno o più soggetti determinati, diversi dal Titolare e dai soggetti autorizzati, per il perseguimento delle finalità sopra indicate ed in ogni caso nei limiti delle stesse, come segue:
• a soggetti, pubblici e privati, che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa nazionale o comunitaria, nei limiti previsti da tali norme (a titolo esemplificativo e non esaustivo: Autorità Giudiziaria, di Pubblica Sicurezza e più in generale Forze dell’Ordine);
• a soggetti esterni che svolgono attività ausiliarie per conto della Sezione Scout, correlate ai trattamenti dei dati, (a titolo esemplificativo e non esaustivo: soggetti che per la finalità di gestione dell’iscrizione o di eventi correlati alla partecipazione alle iniziative istituzionali dell’associazione, o che debbano fornire beni e/o eseguire su incarico
del Titolare);
• a soggetti esterni consulenti della Sezione Scout, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico per conto della nostra organizzazione, vincolati dalla sottoscrizione di specifiche clausole che impongano il dovere di riservatezza, sicurezza e la garanzia di rispetto della normativa vigente inerente alla tutela dei dati personali (a titolo esemplificativo e non esaustivo: società di servizi informatici, telematici, finanziari, amministrativi, legali, di archiviazione, di stampa e imbustamento della corrispondenza e di gestione trasporto e smistamento delle comunicazioni).
Ove tale comunicazione non fosse possibile senza libero ed esplicito consenso da parte dell’interessato, perché non prevista nelle Autorizzazioni Generali rilasciate dal Garante, l’espressione del consenso risulta indispensabile per procedere alla comunicazione stessa verso soggetti che svolgono attività ausiliarie rispetto le finalità sopra indicate.
In tutti i casi, tali soggetti tratteranno i dati in ragione della sottoscrizione di specifiche clausole contrattuali, che impongano il dovere di riservatezza, sicurezza e la garanzia di rispetto della normativa vigente inerente alla tutela dei dati personali. Tali clausole redatte a seconda delle funzioni svolte per conto del titolare, contengono le necessarie istruzioni, limitatamente a quanto necessario e strumentale per l’erogazione dei servizi richiesti ed esclusivamente per il conseguimento delle finalità indicate nella presente informativa.
TRASFERIMENTO DEI DATI
La Sezione Scout ed il Responsabile CNGEI non trasferiscono i dati personali in paesi terzi o a organizzazioni internazionali, ad eccezione di quanto necessario per i rapporti con gli organismi mondiali (WOSM e WAGGGS) cui sono affiliate. Tuttavia, si riserva la possibilità di utilizzare servizi in cloud; nel qual caso, i fornitori dei servizi saranno selezionati tra coloro che forniscono garanzie adeguate, così come previsto dall’art. 46 GDPR 679/16.
CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati personali saranno trattati e conservati da titolare per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi, sopra descritti, per adempiere ad obblighi contrattuali, di legge e di regolamento fatti salvi i termini prescrizionali e di legge nel rispetto dei diritti e in ottemperanza degli obblighi conseguenti e comunque fintanto che perdura lo stato di iscritto
da parte dell’interessato. Qualora la qualifica di iscritto dovesse cessare per qualunque motivo, i dati sono conservati oltre questi termini per soli scopi storici e statistici e saranno distrutti in caso di specifica richiesta dell’interessato. Con riferimento ai dati raccolti per finalità commerciali, i tempi sono limitati a 2 anni per l’attività di marketing diretto,
dalla fine del rapporto primario.
DIRITTI DELL’INTERESSATO
Con riferimento agli artt. 15 – diritto di accesso, 16 – diritto di rettifica, 17 – diritto alla cancellazione, 18 – diritto alla limitazione del trattamento, 20 – diritto alla portabilità,21 – diritto di opposizione, 22 diritto di opposizione al processo decisionale automatizzato del GDPR 679/16, in qualità di interessato Lei può rivolgere le Sue richieste, attraverso specifica comunicazione, a mezzo posta indirizzata alla scrivente Società, o attraverso la casella di posta elettronica:
censimenti@scoutcngei.re.it.
I soggetti interessati, cui si riferiscono i dati personali, hanno facoltà di esercitare in ogni momento i diritti (Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti), in particolare: diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei propri dati personali, di accedervi e di conoscerne il contenuto e l’origine, di verificarne l’esattezza, di chiederne
l’integrazione o l’aggiornamento, limitazione del trattamento o portabilità. La rettificazione e il blocco possono essere richiesti se i dati risultano incompleti, erronei o raccolti in violazione della normativa vigente ed in tal senso è anche possibile opporsi al loro trattamento per motivi legittimi o a qualsiasi processo decisionale automatizzato (compreso la profilazione), così come è possibile richiedere, per gli stessi motivi anche la cancellazione purché in conformità alle norme vigenti e qualora non esistano altri obblighi di conservazione e trattamento in capo alla Sezione Scout. I soggetti interessati hanno, altresì, il diritto di opposizione al trattamento dei propri dati personali per le finalità di marketing (indicate al punto 2), anche se effettuato con modalità automatizzate di contatto; tale diritto si estende anche a quelle tradizionali e i soggetti interessati potranno esercitare tali diritti in tutto o in parte (es. solo alle comunicazioni tramite sms, e-mail o telefono ovvero opponendosi al solo invio di comunicazioni promozionali effettuato tramite strumenti
automatizzati, etc.).
REVOCA DEL CONSENSO
Con riferimento all’art. 7 par 3 del GDPR 679/16, l’interessato può revocare in qualsiasi momento i consensi manifestati, senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. La revoca del consenso deve essere comunicata con le modalità evidenziate nel paragrafo precedente.
PROPOSIZIONE DI RECLAMO
Lei ha il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali) dello stato di
residenza.
RIFIUTO AL CONFERIMENTO DEI DATI
I dati di natura comune (quale nome, cognome, indirizzo, codice fiscale, ecc.) sono indispensabili per l’iscrizione a CNGEI SEZIONE SCOUT di REGGIO EMILIA APS. Il conferimento degli ulteriori dati personali è utile per migliorare le comunicazioni con gli interessati e proporre loro ulteriori e nuove iniziative e convenzioni. Il conferimento dei dati multimediali (immagini, video e/o audio) è facoltativo. Il mancato conferimento di tali dati comporterà per il titolare l’impossibilità di procedere alla pubblicazione del suddetto materiale.
PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI E MODALITÀ DI TRATTAMENTO
La Sezione Scout non effettua trattamenti che consistono in processi decisionali automatizzati. Il trattamento dei dati personali sarà effettuato sia su supporti cartacei sia con l’ausilio di strumenti elettronici. Sono implementate idonee procedure informatiche e telematiche, anche attraverso l’utilizzo di sistemi e di banche dati di proprietà dello scrivente, per memorizzare, gestire e trasmettere i dati, con logiche e modalità tali da garantirne la sicurezza e la riservatezza. La Sezione Scout garantisce che i dati trattati saranno sempre pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti, con l’impegno, da parte dell’interessato, di comunicare tempestivamente eventuali correzioni, integrazioni e/o aggiornamenti; specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
LIBERATORIA PER L’UTILIZZO DELLE IMMAGINI
Ai fini della normativa sul diritto d’autore (RD 633/1941) e della disciplina sull’utilizzo delle immagini altrui (art. 96 e seguenti RD 633/1941), si informa che nel corso degli eventi organizzati da CNGEI SEZIONE SCOUT di REGGIO EMILIA APS o direttamente da CNGEI potranno essere effettuate fotografie e/o riprese video nelle quali potrà essere
fotografato e/o video ripreso. Questo materiale sarà destinato, secondo le insindacabili scelte della Sezione Scout o di CNGEI e nel pieno rispetto della normativa vigente applicabile in materia e della tutela della dignità e decoro delle persone, alla pubblicazione su siti web, social network (es. Facebook), riviste, TV, brochure o comunque inserite in
documenti destinati alla diffusione. Alla luce di tutto ciò, l’interessato in veste di dichiarante autorizza, senza aver nulla da pretendere, la Sezione Scout e CNGEI alla ripresa e registrazione, anche mediante società terze, di materiale fotografico e/o audio video relativo all’evento sopra descritto in cui lo stesso sia stato ritratto, nonché alla detenzione, utilizzo, pubblicazione e divulgazione del suddetto materiale a scopo propagandistico e/o pubblicitario e/o informativo e/o di cronaca con i mezzi sopra descritti. A tal fine firmando la presente liberatoria si dichiara:
A. di rinunciare a qualsiasi pretesa e rivendicazione anche di natura economica, relativamente agli utilizzi futuri delle
riproduzioni oggetto di questa liberatoria nei confronti della Sezione Scout e di CNGEI e di qualsiasi terzo che sia
stato espressamente autorizzato dalla stessa a farne uso;
B. di sollevare la Sezione Scout ed il CNGEI, da ogni incombenza di natura economica e da ogni responsabilità concernente un uso scorretto del materiale fotografico e/o audio video da parte degli utenti dei siti web e dei social network;
C. di non autorizzare la Sezione Scout ed il CNGEI all’utilizzo delle immagini raccolte secondo modalità lesive della dignità e del decoro personale;
D. di considerare la posa delle immagini effettuata in forma del tutto gratuita;
E. di aver letto l’intera informativa comprensiva della presente liberatoria e di essere consapevole che la firma in calce
equivale alla sottoscrizione della liberatoria sotto la propria responsabilità.
